Letter of Explanation (LoE) adalah surat yang digunakan untuk menjelaskan hal-hal tertentu yang dianggap perlu untuk memperkuat dokumen utama dalam suatu pengajuan, baik itu pengajuan visa, beasiswa, atau kelengkapan administrasi lainnya. Fungsi utama dari LoE adalah menjelaskan situasi pribadi, memberikan konteks yang tidak bisa dijelaskan dalam formulir atau dokumen resmi, serta meyakinkan pihak penerima bahwa penulis layak untuk mendapatkan pertimbangan positif.
LoE sangat umum digunakan dalam konteks permohonan visa pelajar. Misalnya, ketika seseorang mengajukan visa studi ke Kanada, Australia, atau negara-negara Eropa, pihak imigrasi memerlukan alasan jelas mengapa pelamar ingin belajar di negara tersebut, mengapa memilih institusi tertentu, serta bagaimana rencana setelah lulus. LoE memberikan ruang bagi pelamar untuk menyampaikan hal-hal ini secara pribadi dan meyakinkan.
Fungsi lainnya dari LoE adalah sebagai alat klarifikasi. Ketika seseorang memiliki gap dalam studi, perubahan bidang pendidikan, atau masalah keuangan, LoE dapat digunakan untuk menjelaskan secara logis dan jujur mengenai kondisi tersebut. Penjelasan yang meyakinkan dan jernih akan membuat pihak penilai lebih memahami konteks yang ada.
Selain untuk keperluan imigrasi atau beasiswa, LoE juga sering digunakan untuk menjelaskan ketidaksesuaian dokumen, seperti perbedaan nama di dokumen, perubahan status pekerjaan, atau ketidakhadiran pada tahapan tertentu dalam proses aplikasi. Artinya, LoE berfungsi sebagai jembatan komunikasi formal yang mengisi celah di antara berkas-berkas resmi.
Karena peran penting ini, menulis LoE tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Dibutuhkan pemahaman yang baik tentang maksud, struktur, dan cara penyampaian yang efektif agar tujuan utama dari penulisan LoE benar-benar tercapai.
Baca Juga : Format LoE Beasiswa: Panduan Lengkap Menyusun Letter of Explanation yang Efektif
Struktur dan Unsur Penting dalam LoE
LoE yang baik memiliki struktur yang jelas, logis, dan mudah diikuti. Meski tidak ada format baku universal, secara umum, LoE terdiri atas tiga bagian utama: pembukaan, isi utama, dan penutup. Masing-masing bagian memiliki fungsi yang saling melengkapi dan harus dirancang dengan cermat.
Bagian pembuka sebaiknya langsung menjelaskan tujuan penulisan surat. Paragraf pembuka harus menunjukkan dengan singkat dan jelas kepada siapa surat ditujukan dan mengapa surat itu ditulis. Dalam konteks visa, pembukaan bisa berupa kalimat seperti: “This letter is written to explain my intention and background for applying for a student visa to pursue my Master’s degree in Canada.”
Bagian isi utama merupakan inti dari LoE. Di sini penulis menjelaskan latar belakang pendidikan, alasan memilih program studi tertentu, motivasi memilih negara atau institusi tujuan, serta rencana masa depan setelah menyelesaikan studi. Selain itu, bagian ini juga bisa digunakan untuk menjelaskan hal-hal yang mungkin menjadi perhatian atau keraguan dari pihak penilai, seperti perubahan karier, jeda waktu pendidikan, atau kondisi keuangan.
Unsur penting lainnya dalam LoE adalah kejujuran dan konsistensi. Informasi yang diberikan harus dapat dibuktikan dengan dokumen pendukung. Jangan memberikan informasi yang bertentangan dengan data dalam formulir resmi atau dokumen lain seperti CV, ijazah, atau surat rekomendasi.
Pada bagian penutup, penulis menyampaikan harapan agar permohonannya dapat dipertimbangkan dengan positif, serta memberikan informasi kontak jika diperlukan. Penutup juga sebaiknya menunjukkan sikap sopan dan profesional, misalnya: “Thank you for taking the time to review my application. I am looking forward to your favorable response.”
Dengan struktur yang tertata dan isi yang meyakinkan, LoE akan menjadi alat bantu komunikasi yang kuat antara pelamar dan pihak institusi atau imigrasi yang menilai berkas.
Kesalahan Umum dalam Penulisan LoE
Meskipun tampak sederhana, banyak pelamar melakukan kesalahan dalam penulisan LoE yang justru merugikan posisi mereka dalam proses seleksi. Beberapa kesalahan umum tersebut antara lain:
a. Terlalu panjang dan tidak fokus
LoE bukanlah autobiografi. Surat yang terlalu panjang, berisi cerita yang berputar-putar tanpa tujuan, akan membingungkan pembaca. LoE yang efektif biasanya cukup 500–800 kata, tergantung kebutuhan.
b. Tidak sesuai dengan konteks permohonan
Banyak pelamar menulis LoE seperti menulis motivation letter atau personal statement. Padahal, LoE lebih bersifat penjelasan terhadap kondisi tertentu, bukan hanya menunjukkan motivasi.
c. Menggunakan bahasa informal atau tidak profesional
Penggunaan bahasa yang terlalu santai, humor, atau gaya bertutur tidak sesuai dalam dokumen resmi. LoE harus menggunakan bahasa Inggris formal yang ringkas dan sopan.
d. Tidak menyampaikan penjelasan yang logis
Ketika menjelaskan gap pendidikan, perubahan jurusan, atau finansial, banyak pelamar memberi alasan klise atau kurang logis. Penilai membutuhkan argumen kuat dan realistis.
e. Inkonsistensi dengan dokumen lain
Sering kali isi LoE bertentangan dengan data yang tercantum dalam CV, formulir aplikasi, atau dokumen pendukung lain. Hal ini akan menimbulkan keraguan dan berpotensi menyebabkan penolakan.
Tips Menulis LoE yang Baik dan Persuasif
Agar LoE Anda efektif dan mampu memberikan dampak positif terhadap penilaian aplikasi, berikut adalah beberapa tips yang bisa diterapkan:
a. Mulai dengan pemahaman yang jelas tentang tujuan LoE
Sebelum menulis, pahami terlebih dahulu mengapa Anda harus menulis LoE. Apakah untuk menjelaskan gap tahun? Menyampaikan alasan memilih jurusan baru? Klarifikasi dokumen?
b. Gunakan format dan bahasa formal
Gunakan paragraf yang rapi, tanda baca yang benar, dan hindari bahasa lisan. Gunakan kata-kata yang profesional dan langsung ke poin utama.
c. Fokus pada kejelasan dan logika
Setiap pernyataan dalam LoE harus didukung dengan alasan logis. Hindari narasi yang panjang dan subjektif. Gunakan pendekatan “masalah-penjelasan-solusi”.
d. Konsisten dengan dokumen lain
Periksa kembali semua informasi yang Anda cantumkan di CV, formulir aplikasi, dan surat rekomendasi agar tidak bertentangan dengan isi LoE Anda.
e. Revisi dan minta umpan balik
Setelah menulis, baca ulang dan koreksi tata bahasa serta kesalahan ketik. Mintalah orang lain, terutama yang berpengalaman, untuk memberi masukan terhadap tulisan Anda.
Tantangan dalam Penulisan dan Strategi Mengatasinya
Menulis LoE yang baik seringkali bukan tugas yang mudah, terutama bagi mereka yang belum terbiasa menyampaikan informasi secara tertulis dalam bahasa Inggris formal. Beberapa tantangan yang sering dihadapi antara lain:
Tantangan pertama adalah kesulitan mengekspresikan diri secara tertulis. Tidak semua orang bisa dengan mudah menuangkan alasan dan motivasinya secara runtut dan meyakinkan. Untuk mengatasinya, mulailah dengan membuat kerangka tulisan terlebih dahulu sebelum menulis utuh.
Tantangan kedua adalah keraguan mengenai informasi apa saja yang perlu dimasukkan. Banyak orang bingung antara menulis motivation letter atau LoE. Kuncinya adalah memahami fungsi LoE, yaitu menjelaskan kondisi atau alasan tertentu yang tidak tergambar dari dokumen formal.
Tantangan ketiga adalah penggunaan tata bahasa Inggris yang tepat. LoE sering ditulis dalam bahasa Inggris, sementara tidak semua pelamar memiliki kemampuan grammar yang memadai. Solusinya adalah menggunakan bantuan proofreading atau aplikasi seperti Grammarly, serta meminta bantuan dari orang yang fasih.
Strategi lainnya adalah belajar dari contoh LoE yang sukses, namun bukan untuk disalin. Dengan membaca banyak referensi, Anda bisa memahami gaya bahasa, struktur, dan pendekatan yang digunakan penulis dalam menyampaikan alasan mereka secara logis dan persuasif.
Baca Juga : Panduan Lengkap Cara Menulis Letter of Explanation (LoE) yang Efektif dan Meyakinkan untuk Keperluan Akademik, Beasiswa, dan Profesional
Kesimpulan
LoE atau Letter of Explanation adalah dokumen yang sangat penting dalam proses aplikasi studi, beasiswa, atau visa, terutama ketika pelamar perlu menjelaskan kondisi atau situasi tertentu yang tidak bisa dijelaskan melalui dokumen formal. LoE yang ditulis dengan baik dapat membantu meyakinkan pihak penilai dan meningkatkan peluang keberhasilan aplikasi.
Untuk menulis LoE yang efektif, diperlukan pemahaman tentang tujuan penulisan, struktur yang logis, bahasa yang profesional, serta penjelasan yang jujur dan dapat dipertanggungjawabkan. Menghindari kesalahan umum, seperti informasi tidak relevan atau bahasa informal, juga menjadi kunci dalam meningkatkan kualitas LoE.
Meskipun menulis LoE bisa menjadi tantangan tersendiri, dengan strategi yang tepat seperti membuat kerangka, membaca referensi, serta meminta umpan balik, siapapun dapat menghasilkan LoE yang kuat dan meyakinkan. Dengan pendekatan yang cermat, LoE Anda dapat menjadi nilai tambah yang besar dalam setiap proses aplikasi penting.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
