Letter of Explanation (LoE) adalah surat yang digunakan untuk menjelaskan informasi tambahan yang tidak tercantum secara eksplisit dalam dokumen utama. Dalam konteks imigrasi, pendidikan, atau aplikasi kerja, LoE membantu reviewer memahami kondisi atau alasan tertentu di balik situasi pelamar, misalnya kesenjangan pendidikan, perbedaan nama, atau kekurangan dokumen. LoE berfungsi menjembatani potensi keraguan pihak pemberi keputusan terhadap berkas yang diajukan.
Urgensi penggunaan LoE semakin tinggi seiring meningkatnya permintaan dokumen yang komprehensif dan transparan dalam berbagai proses administratif, terutama pada aplikasi ke luar negeri. Sering kali, formulir dan dokumen standar tidak mampu mencerminkan kondisi personal yang kompleks. Oleh karena itu, LoE menjadi sarana untuk memberikan penjelasan lebih mendalam.
Misalnya, dalam proses aplikasi visa studi ke Kanada, seorang pelamar dengan latar belakang non-akademik dapat menjelaskan dalam LoE mengapa ia beralih ke jalur pendidikan. LoE juga bisa digunakan untuk menerangkan alasan finansial, seperti mengapa sponsor bukan orang tua kandung, atau mengapa rekening bank terlihat pasif dalam kurun waktu tertentu.
Selain itu, LoE memberikan kesempatan bagi pelamar untuk menunjukkan kemampuan komunikasi tertulis mereka secara formal. Ini juga dapat mencerminkan keseriusan, komitmen, dan integritas seseorang dalam melengkapi proses aplikasinya secara profesional.
Oleh karena itu, meskipun bersifat tidak wajib, LoE sangat direkomendasikan dan sering kali menjadi aspek yang menentukan diterima atau tidaknya suatu aplikasi. Jika dibuat dengan baik, LoE dapat menjadi penguat dokumen yang memberikan nilai tambah signifikan.
Baca Juga : Format LoE Beasiswa: Panduan Lengkap Menyusun Letter of Explanation yang Efektif
Struktur dan Isi Ideal dalam LoE
Surat penjelasan yang baik harus disusun dengan sistematis dan logis. Struktur yang ideal mencakup pembuka, isi utama, dan penutup yang semuanya saling terhubung dan menyampaikan narasi yang meyakinkan. Berikut penjelasan setiap bagian:
Bagian pembuka LoE harus menyebutkan tujuan dari penulisan surat secara langsung dan jelas. Misalnya, “Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan terkait…” Pembuka juga dapat mencantumkan ringkasan latar belakang atau kondisi yang akan dijelaskan. Hal ini membantu reviewer memahami arah surat sejak awal.
Bagian isi utama adalah bagian terpenting dari LoE. Di sinilah pelamar menjelaskan permasalahan atau kondisi yang relevan dengan dokumen pendukung. Penjelasan harus jujur, padat, namun menyeluruh. Misalnya, jika menjelaskan kesenjangan pendidikan, tuliskan periode waktu, aktivitas yang dilakukan saat itu, dan alasan logis di balik keputusan tersebut.
Struktur dalam paragraf isi juga harus memperhatikan kronologi dan konsistensi. Jangan melompat-lompat dalam penjelasan. Gunakan urutan waktu jika perlu. Jika ada dokumen pendukung tambahan (misalnya surat dokter atau bukti pelatihan), sebutkan secara eksplisit bahwa dokumen tersebut dilampirkan.
Bagian penutup harus mempertegas kembali kesungguhan dan kesiapan pelamar untuk memenuhi komitmen sesuai dokumen yang diajukan. Ucapan terima kasih dan ekspresi harapan atas pertimbangan dari pihak penerima surat juga merupakan bagian penting dari penutup yang profesional.
Gaya bahasa dalam LoE harus formal namun personal. Hindari bahasa pasif dan kalimat panjang yang bertele-tele. Gunakan kalimat aktif, jelas, dan to the point. Yang paling penting adalah menunjukkan kejujuran dan tanggung jawab pribadi atas apa pun yang dijelaskan.
Jenis-jenis Penggunaan Letter of Explanation
LoE memiliki cakupan penggunaan yang luas di berbagai bidang. Berikut adalah jenis-jenis penggunaan LoE berdasarkan konteksnya:
a. LoE untuk Aplikasi Visa atau Imigrasi
Sering digunakan untuk menjelaskan alasan memilih jurusan tertentu, menjelaskan gap year, mengklarifikasi status keuangan, hingga perbedaan dokumen identitas.
b. LoE untuk Beasiswa
Menjelaskan kondisi pribadi, akademik, atau finansial yang mempengaruhi prestasi atau komitmen belajar. Juga bisa dipakai untuk memperkuat alasan memilih universitas atau program studi.
c. LoE dalam Dunia Kerja
Dipakai untuk menjelaskan jeda karir, perubahan jalur profesi, atau alasan pengunduran diri di masa lalu. Berguna untuk mendukung CV atau resume.
d. LoE untuk Perbankan dan Administrasi
Menjelaskan transaksi mencurigakan, ketidaksesuaian nama, atau pengajuan permohonan tertentu yang tidak bisa dijelaskan melalui formulir standar.
e. LoE dalam Pendidikan Formal
Digunakan untuk klarifikasi nilai akademik, alasan keterlambatan pengumpulan tugas, atau penjelasan ketidakhadiran dalam ujian penting.
Tips Menyusun LoE yang Kuat dan Meyakinkan
Dalam menyusun LoE, ada beberapa prinsip penting yang harus diperhatikan agar surat penjelasan tersebut tidak hanya informatif tetapi juga meyakinkan. Berikut tips-tips yang sebaiknya diterapkan:
a. Jujur dan Bertanggung Jawab
Sampaikan alasan dengan kejujuran tanpa melebih-lebihkan atau mengelak dari tanggung jawab pribadi.
b. Fokus pada Solusi, Bukan Masalah
Jika menjelaskan hambatan masa lalu, tunjukkan bagaimana Anda mengatasinya atau apa yang telah Anda pelajari dari pengalaman tersebut.
c. Gunakan Data dan Bukti Pendukung
Selalu lampirkan dokumen tambahan bila perlu. Misalnya, sertifikat pelatihan saat gap year atau surat medis untuk cuti pendidikan.
d. Tulis dengan Bahasa Formal namun Ramah
Jaga nada tetap profesional, hindari kata-kata emosional atau menyalahkan pihak lain.
e. Periksa Ulang dan Koreksi
Kesalahan tata bahasa atau ejaan dapat menurunkan kredibilitas LoE. Mintalah orang lain untuk memeriksa jika perlu.
Tantangan dan Solusi dalam Menyusun LoE
Menulis LoE tidak selalu mudah. Banyak pelamar merasa kesulitan karena tidak tahu harus menulis dari mana atau merasa takut dianggap menutupi kekurangan. Salah satu tantangan utama adalah kebingungan menyusun struktur narasi yang runtut dan logis. Banyak yang menulis terlalu panjang atau justru terlalu singkat hingga informasi penting tidak tersampaikan.
Tantangan lainnya adalah rasa tidak percaya diri dalam mengungkapkan alasan yang bersifat pribadi. Ada anggapan bahwa menunjukkan kelemahan akan memperburuk peluang, padahal jika dikemas dengan baik, penjelasan tersebut justru menunjukkan integritas.
Solusinya adalah menggunakan template dasar dan contoh LoE yang banyak tersedia secara online, tentunya dengan menyesuaikan dengan kondisi masing-masing. Selain itu, berkonsultasi dengan mentor, guru, atau konsultan profesional juga sangat membantu untuk menyusun LoE yang efektif dan sesuai konteks.
Terakhir, berlatih dan menulis ulang adalah proses penting. Jangan berharap hasil sempurna dalam satu kali tulis. Evaluasi dan revisi akan sangat berpengaruh terhadap kualitas akhir LoE Anda.
Baca Juga : Tips Menulis Letter of Explanation (LoE): Panduan Lengkap untuk Menyusun Surat Penjelasan yang Efektif
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) merupakan komponen penting dalam proses administrasi dan aplikasi resmi yang kerap kali menjadi penentu utama diterimanya sebuah permohonan, baik dalam konteks visa, beasiswa, kerja, maupun pendidikan. LoE memberikan ruang bagi pelamar untuk menjelaskan hal-hal yang tidak bisa dijelaskan oleh formulir atau dokumen resmi semata.
Struktur dan isi LoE harus disusun secara sistematis, jujur, dan berbasis pada fakta yang didukung oleh bukti. Dengan memahami jenis penggunaannya dan mengikuti tips dalam penyusunannya, LoE dapat menjadi penguat dokumen yang memberikan nilai tambah dan memperbesar peluang diterimanya aplikasi.
Meski menyusun LoE memiliki tantangan tersendiri, pendekatan yang terencana dan reflektif akan membantu menghasilkan surat penjelasan yang kuat dan meyakinkan. Oleh karena itu, setiap pelamar disarankan untuk menganggap serius LoE sebagai bagian penting dari dokumen pendukung mereka.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
