LoE atau Letter of Explanation adalah surat yang ditulis oleh pemohon visa untuk memberikan klarifikasi, penjelasan, atau pembelaan terhadap alasan penolakan visa dari pihak imigrasi. Surat ini biasanya diminta atau disertakan saat melakukan pengajuan visa ulang atau dalam proses banding. Dalam konteks penolakan, LoE menjadi alat utama pemohon untuk menunjukkan bahwa mereka layak mendapatkan visa sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Urgensi LoE sangat tinggi karena surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa pemohon memahami alasan penolakan sebelumnya dan berupaya memperbaikinya. Dalam beberapa kasus, seperti visa pelajar Australia (Subclass 500), pihak imigrasi akan sangat mempertimbangkan isi LoE dalam keputusan selanjutnya. LoE yang baik bisa menjadi faktor penentu apakah permohonan visa kedua akan diterima atau kembali ditolak.
LoE bukan hanya sekadar surat formalitas. Ia harus menunjukkan bahwa pemohon visa mampu menjawab dengan konkret dan logis berbagai kekhawatiran dari pihak imigrasi. Oleh karena itu, penyusunan LoE harus dilakukan secara sistematis, berbasis bukti, dan menggunakan bahasa yang formal namun personal.
Biasanya, dalam penolakan visa, pihak imigrasi memberikan refusal letter yang mencantumkan alasan spesifik penolakan — misalnya keraguan terhadap niat kembali ke negara asal, ketidakcukupan dana, atau tidak meyakinkan secara akademik. Setiap poin dalam refusal letter tersebut harus dijawab satu per satu secara menyeluruh dalam LoE.
Karena sifatnya sangat penting dan bisa memengaruhi masa depan akademik atau karier seseorang, banyak pemohon visa yang menyusun LoE dengan hati-hati, bahkan melibatkan konsultan imigrasi atau penerjemah profesional agar isi surat benar-benar kuat, akurat, dan meyakinkan.
Baca Juga : LoE Imigrasi Kanada: Panduan Lengkap Menyusun Letter of Explanation yang Efektif
Penyebab Umum Penolakan Visa yang Harus Dijawab dalam LoE
Sebelum menyusun LoE, hal pertama yang harus dipahami adalah alasan penolakan visa. Ini penting karena setiap penyebab penolakan memerlukan pendekatan penjelasan yang berbeda. Berikut adalah beberapa penyebab umum penolakan visa yang sering dijumpai:
Pertama, tidak diyakini akan kembali ke negara asal setelah masa visa berakhir. Ini adalah kekhawatiran yang sangat umum, terutama dalam visa pelajar atau kunjungan sementara. Imigrasi takut bahwa pemohon akan menetap secara ilegal atau menyalahgunakan izin tinggal.
Kedua, kurangnya bukti keuangan yang memadai. Beberapa permohonan visa ditolak karena pihak imigrasi menilai bahwa pemohon tidak memiliki cukup dana untuk mendukung keberadaannya selama tinggal di negara tujuan. Bukti seperti tabungan, sponsor, atau beasiswa perlu ditunjukkan secara jelas dan kredibel.
Ketiga, program studi tidak relevan dengan latar belakang pendidikan atau karier. Dalam kasus visa pelajar, misalnya, jika seseorang memilih program studi yang tidak nyambung dengan latar belakang akademiknya tanpa penjelasan yang logis, maka bisa ditolak.
Keempat, LoE sebelumnya tidak meyakinkan atau terlalu umum. Banyak orang membuat LoE sekadar formalitas tanpa benar-benar menanggapi kekhawatiran dari pihak imigrasi. Surat yang terlalu umum, tidak spesifik, atau tidak menyentuh inti permasalahan bisa menyebabkan kegagalan.
Kelima, dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak konsisten. Ketidaksesuaian antara data di aplikasi, dokumen, dan narasi dalam LoE bisa memunculkan kecurigaan dari petugas visa. Oleh karena itu, kejelasan dan konsistensi sangat penting.
Memahami alasan ini adalah fondasi dalam menyusun LoE yang tepat. Dengan mengetahui poin-poin tersebut, pemohon dapat langsung menyusun respons yang tajam dan relevan sesuai kebutuhan.
Struktur dan Format Ideal dalam Menulis LoE
Menyusun LoE tidak boleh asal-asalan. Surat ini harus ditulis dengan struktur yang runtut dan jelas agar pihak imigrasi dapat memahami dengan mudah. Berikut adalah struktur umum yang sebaiknya digunakan dalam LoE penolakan visa:
a. Salam Pembuka dan Identifikasi Diri
Sebutkan nama lengkap, nomor aplikasi visa sebelumnya, tanggal penolakan, dan jenis visa yang diajukan. Ini penting agar surat langsung mengacu pada konteks yang jelas.
b. Pengantar Penjelasan
Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan tunjukkan bahwa Anda memahami dan menghargai proses yang dilakukan oleh pihak imigrasi. Nyatakan bahwa Anda berniat memberikan klarifikasi terhadap penolakan yang diterima.
c. Penjabaran Alasan Penolakan dan Tanggapan
Bagian ini merupakan inti dari surat. Tulis poin-poin penolakan satu per satu (mengutip dari surat penolakan resmi), lalu beri tanggapan yang logis, berdasar data, dan menggunakan bukti pendukung. Misalnya:
Alasan: Tidak diyakini akan kembali ke Indonesia
Tanggapan: Saya memiliki keluarga inti yang tinggal di Indonesia, saya bekerja di perusahaan yang memberi saya cuti studi sementara, dan saya telah membayar biaya semester pertama sebagai bukti keseriusan studi.
d. Penegasan dan Komitmen
Tunjukkan bahwa Anda memiliki niat kuat untuk mengikuti aturan visa, menyelesaikan program, dan kembali ke negara asal sesuai ketentuan. Sampaikan bahwa Anda terbuka untuk memberikan dokumen tambahan jika diperlukan.
e. Penutup Formal
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan agar pertimbangan ulang dapat dilakukan secara adil. Gunakan bahasa sopan dan formal.
Strategi Menyusun LoE yang Meyakinkan
Agar LoE Anda memiliki kekuatan untuk memengaruhi keputusan imigrasi, beberapa strategi berikut dapat diterapkan:
a. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Formal
Hindari gaya bahasa yang berbelit-belit atau terlalu emosional. Gunakan kalimat aktif, profesional, dan mudah dimengerti.
b. Fokus pada Fakta dan Bukti
Sertakan data konkret seperti bukti pembayaran biaya kuliah, surat dukungan keluarga, surat keterangan kerja, atau dokumen keuangan. Jangan hanya sekadar “meyakinkan” dengan kata-kata.
c. Jangan Menyalahkan Pihak Imigrasi
Tetap jaga etika dan hormati keputusan yang telah dibuat. Fokuslah pada memberikan klarifikasi, bukan menyalahkan sistem.
d. Buat Narasi yang Terstruktur
Susun LoE seperti esai akademik singkat: ada pendahuluan, tubuh utama, dan kesimpulan. Ini memudahkan pembaca mengikuti alur logika Anda.
e. Konsultasikan dengan Profesional Jika Perlu
Jika alasan penolakan cukup kompleks, ada baiknya Anda berkonsultasi dengan konsultan imigrasi atau pihak universitas (jika kasusnya visa pelajar).
Tantangan dan Solusi dalam Menyusun LoE Penolakan Visa
Menyusun LoE bukan hal yang mudah. Banyak tantangan yang dihadapi oleh pemohon visa, terutama yang belum terbiasa menulis surat resmi dalam bahasa asing. Salah satu tantangan utama adalah ketidakmampuan mengidentifikasi poin penting dalam surat penolakan. Banyak yang bingung bagaimana menanggapi alasan yang bersifat subjektif seperti “tidak meyakinkan”.
Tantangan lainnya adalah kurangnya dokumen pendukung yang relevan. Banyak pemohon yang tidak mempersiapkan dokumen seperti bukti keterikatan dengan negara asal (surat kerja, surat tanggungan keluarga, dll) sehingga sulit meyakinkan imigrasi.
Berikut solusi yang bisa diambil:
- Pelajari surat penolakan secara seksama, lalu buat daftar alasan yang harus dijawab.
- Kumpulkan dokumen yang membuktikan keterikatan Anda dengan negara asal.
- Gunakan template LoE yang sudah terbukti berhasil sebagai referensi, namun jangan menjiplak.
- Tulis draf pertama, lalu minta orang lain mengevaluasi, terutama yang paham bahasa Inggris akademik.
- Gunakan jasa penerjemah profesional jika tidak yakin dengan tata bahasa Anda.
Baca Juga : LoE (Letter of Explanation) untuk Study Permit: Strategi Sukses Mendapatkan Izin Studi
Kesimpulan
LoE penolakan visa adalah dokumen krusial yang bisa menentukan apakah permohonan visa Anda selanjutnya akan diterima atau kembali ditolak. Surat ini bukan hanya alat komunikasi, tetapi juga bentuk pembelaan rasional dan elegan terhadap kekhawatiran pihak imigrasi.
Dengan memahami alasan penolakan, menyusun struktur LoE yang tepat, dan menyertakan bukti pendukung yang kuat, Anda dapat menyusun surat yang mampu meyakinkan petugas imigrasi. Selain itu, strategi seperti menjaga nada sopan, menggunakan bahasa yang profesional, serta konsultasi dengan ahli juga sangat membantu dalam meningkatkan kualitas LoE.
Pada akhirnya, keberhasilan sebuah LoE bergantung pada kejujuran, persiapan, dan kemampuan menyampaikan informasi dengan logis serta empatik. Surat yang kuat adalah surat yang menyentuh logika dan menunjukkan bahwa Anda adalah pemohon yang layak dan kredibel.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
