LoE atau Letter of Explanation adalah surat yang berisi penjelasan resmi dan rinci dari individu (siswa atau orang tua) kepada pihak sekolah terkait berbagai hal yang tidak dapat dijelaskan melalui dokumen administratif biasa. LoE bukan hanya formalitas tambahan, melainkan memiliki fungsi untuk memberikan konteks terhadap data atau situasi tertentu dalam proses pendaftaran. Oleh karena itu, penyusunannya harus dilakukan dengan cermat, jujur, dan terstruktur.
Dalam konteks pendaftaran ke sekolah luar negeri atau sekolah internasional, LoE sering kali menjadi dokumen pelengkap yang menjelaskan kondisi khusus. Misalnya, alasan adanya jeda waktu dalam pendidikan, penjelasan tentang nilai akademik yang tidak konsisten, atau perbedaan sistem pendidikan sebelumnya. LoE memberikan ruang naratif bagi pendaftar untuk menjawab pertanyaan yang mungkin muncul saat tim seleksi menelaah berkas.
LoE juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang menunjukkan kemampuan berpikir reflektif dan penyampaian informasi yang logis. Sekolah biasanya menilai bagaimana cara seseorang menjelaskan dirinya sendiri, apakah argumentasinya kuat, apakah bahasanya efektif, dan seberapa besar kejujuran yang tercermin dari surat tersebut.
LoE dapat ditulis oleh siswa itu sendiri, terutama jika ia sudah cukup dewasa (misalnya di tingkat SMA atau saat mendaftar kuliah), atau ditulis oleh orang tua untuk siswa sekolah dasar. Dalam beberapa kasus, pihak ketiga seperti wali atau konsultan pendidikan juga bisa membantu menyusunnya, selama isi dari surat tetap otentik dan sesuai fakta.
Singkatnya, LoE adalah jembatan komunikasi penting antara pendaftar dan institusi pendidikan. Keberadaannya membantu memberikan penjelasan yang tidak bisa ditangkap oleh data kuantitatif, dan dapat menjadi faktor pendukung utama diterimanya seorang siswa di sekolah tujuan.
Baca Juga : LoE (Letter of Endorsement) untuk Riset Luar Negeri: Panduan Menyeluruh bagi Mahasiswa dan Peneliti
Komponen dan Struktur Utama dalam Penulisan LoE
Sebuah Letter of Explanation yang efektif tidak hanya menyampaikan alasan, tetapi juga harus mengikuti struktur yang jelas dan meyakinkan. LoE yang baik umumnya terdiri dari beberapa komponen utama: pembuka, isi utama (penjelasan), dan penutup.
Pada bagian pembuka, penulis perlu menyampaikan maksud penulisan surat secara ringkas. Paragraf ini berfungsi untuk mengenalkan siapa penulisnya, siapa yang dijelaskan (jika bukan untuk diri sendiri), serta konteks umum dari pembuatan surat. Misalnya, “Surat ini saya tulis untuk memberikan penjelasan terkait jeda studi anak saya selama satu tahun sebelum mendaftar ke sekolah X.”
Bagian inti merupakan bagian terpenting dari LoE. Di sinilah penulis menguraikan alasan atau kondisi khusus yang ingin dijelaskan. Penjelasan harus disampaikan secara runtut, logis, dan didukung oleh fakta atau bukti bila memungkinkan. Jika ada beberapa poin yang perlu dijelaskan, seperti transkrip akademik yang tidak lengkap atau perpindahan sekolah mendadak, sebaiknya disampaikan secara sistematis dan tidak bertele-tele.
Penulis juga harus menyampaikan sikap dan respons terhadap situasi tersebut. Apakah sudah ada tindakan perbaikan? Apa yang telah dipelajari dari situasi tersebut? Bagaimana itu akan berdampak terhadap pendidikan ke depan? Ini akan menunjukkan kedewasaan dan kesiapan mental untuk belajar di lingkungan baru.
Pada bagian penutup, penulis perlu menegaskan kembali harapan terhadap permohonan pendaftaran dan komitmen terhadap proses pendidikan. Kalimat seperti “Saya berharap penjelasan ini dapat membantu proses evaluasi dan memberikan gambaran menyeluruh tentang kesiapan kami mengikuti sistem pendidikan di sekolah ini” bisa menjadi penutup yang elegan.
Dengan struktur yang jelas, LoE tidak hanya menjadi surat penjelasan, tetapi juga mencerminkan karakter, nilai, dan niat baik pendaftar kepada institusi yang dituju.
Alasan Umum yang Dijelaskan dalam LoE untuk Sekolah
LoE dapat ditulis untuk berbagai tujuan tergantung situasi pendaftar. Berikut beberapa alasan umum yang biasanya dijelaskan dalam surat ini:
a. Jeda Pendidikan (Study Gap)
Penjelasan tentang alasan mengapa ada masa kosong dalam riwayat pendidikan siswa. Bisa karena masalah kesehatan, perpindahan kota, pandemi, atau alasan keluarga.
b. Perpindahan Sekolah atau Sistem Pendidikan
Jika siswa sebelumnya belajar di sistem pendidikan yang berbeda (misalnya dari sistem nasional ke internasional), LoE dapat menjelaskan proses transisinya.
c. Nilai Akademik yang Fluktuatif
Jika nilai pada satu atau beberapa tahun kurang memuaskan, penulis dapat menjelaskan latar belakangnya, misalnya kesulitan adaptasi atau faktor psikologis.
d. Kondisi Kesehatan atau Psikologis
Dalam kasus tertentu, siswa memiliki gangguan kesehatan atau hambatan belajar yang berdampak pada performa akademik. Surat ini dapat menjelaskan dan menunjukkan upaya penanganannya.
e. Permohonan Khusus (Contoh: Pengajuan Beasiswa atau Dukungan Belajar Tambahan)
LoE juga digunakan untuk meminta pertimbangan khusus seperti permohonan keringanan biaya, akses pendidikan inklusif, atau program belajar khusus.
Tips Menulis LoE yang Meyakinkan dan Efektif
Agar LoE menjadi dokumen yang mendukung, penulis harus memperhatikan beberapa strategi penting berikut ini:
a. Jujur dan Transparan
Tulis apa adanya, jangan mengarang alasan. Kejujuran akan menambah kepercayaan pihak sekolah terhadap Anda.
b. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan
Meski bersifat personal, LoE tetap merupakan surat resmi. Gunakan gaya bahasa profesional, hindari bahasa sehari-hari atau slang.
c. Fokus pada Solusi dan Tindakan
Alih-alih hanya menyalahkan keadaan, tunjukkan bagaimana Anda menyikapi situasi dan apa langkah nyata yang telah atau akan diambil.
d. Hindari Kalimat Berbelit-belit
Gunakan kalimat yang langsung, lugas, dan jelas. LoE yang terlalu panjang dan berputar-putar justru bisa mengaburkan pesan utama.
e. Koreksi dan Sunting
Selalu periksa kembali tata bahasa, ejaan, dan kejelasan argumen. Mintalah orang lain membaca ulang untuk mendapatkan masukan.
Tantangan dan Solusi dalam Penulisan LoE untuk Sekolah
Menulis LoE bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi mereka yang belum terbiasa menulis surat formal yang bersifat personal. Salah satu tantangan umum adalah kesulitan menyeimbangkan antara kejujuran dan impresi positif. Banyak penulis takut bahwa terlalu jujur akan menurunkan peluang diterima, padahal sebaliknya: transparansi yang disampaikan dengan elegan bisa memperkuat posisi pendaftar.
Tantangan lain adalah kurangnya kemampuan menulis akademik. Tidak semua orang mampu menyampaikan alasan secara terstruktur, terutama dalam bahasa asing (misalnya bahasa Inggris untuk sekolah luar negeri). Hal ini dapat menghambat penyampaian informasi penting dalam LoE.
Selain itu, keraguan tentang isi yang sebaiknya dimasukkan juga sering terjadi. Apakah perlu menjelaskan masalah keuangan? Apakah perlu menyebutkan masalah keluarga? Kekhawatiran ini kadang membuat LoE terlalu singkat atau terlalu kabur sehingga tidak efektif menjelaskan apa pun.
Solusinya adalah sebagai berikut:
- Konsultasikan terlebih dahulu kepada guru, konselor, atau ahli pendidikan untuk mengetahui apa saja yang pantas dan penting untuk disampaikan.
- Gunakan contoh dan referensi LoE yang tersedia secara online sebagai inspirasi, namun jangan menyalin mentah-mentah.
- Jika diperlukan, gunakan bantuan penyunting profesional untuk memastikan surat Anda bebas dari kesalahan bahasa dan terstruktur baik.
Baca Juga : LoE Pascasarjana: Strategi Mendapatkan Letter of Explanation untuk Studi Lanjut
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) untuk sekolah adalah dokumen penting yang menjembatani informasi administratif dengan kondisi personal yang tidak bisa dijelaskan lewat formulir atau transkrip saja. Dalam proses pendaftaran ke sekolah, terutama yang memiliki sistem seleksi ketat, LoE berfungsi sebagai sarana menjelaskan latar belakang, kendala, maupun alasan spesifik dengan jujur dan bijak.
Dengan struktur penulisan yang rapi, isi yang logis dan jujur, serta bahasa yang sopan, LoE dapat memperkuat profil pendaftar dan memberi kesan positif kepada pihak sekolah. Surat ini tidak hanya menunjukkan latar belakang seseorang, tetapi juga karakter, kesiapan, dan nilai-nilai yang dimiliki.
Di tengah berbagai tantangan penulisannya, strategi yang tepat dan sikap reflektif akan membantu menghasilkan LoE yang kuat dan berdampak. LoE bukan hanya sekadar surat penjelas, tetapi juga sebuah kesempatan untuk menyampaikan siapa diri kita sebenarnya di balik dokumen formal.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
