Letter of Explanation atau LoE merupakan surat pribadi yang menjelaskan situasi, kondisi, atau alasan tertentu yang tidak bisa disampaikan hanya melalui dokumen resmi. LoE biasanya bersifat naratif dan bertujuan untuk menjawab pertanyaan, kekhawatiran, atau keraguan dari pihak yang menilai dokumen seseorang. Surat ini umumnya digunakan dalam konteks permohonan visa, aplikasi beasiswa, pendaftaran kuliah, atau bahkan proses imigrasi.
Fungsi utama dari LoE adalah memberikan penjelasan tambahan secara tertulis yang tidak dijelaskan dalam formulir aplikasi. Misalnya, dalam aplikasi visa studi, pelamar bisa menggunakan LoE untuk menjelaskan alasan memilih jurusan tertentu, mengapa pindah jurusan, jeda pendidikan, atau kondisi keuangan yang tidak stabil. Dalam konteks lain, LoE dapat digunakan untuk menjelaskan riwayat kredit yang buruk, ketidaksesuaian data, atau alasan tidak menyertakan dokumen tertentu.
Selain itu, LoE juga berfungsi untuk menyampaikan itikad baik dan kejujuran pemohon. Karena surat ini bersifat pribadi, maka pemohon memiliki kesempatan untuk menyampaikan dengan jujur dan terbuka tentang kendala atau kesulitan yang dialaminya. Dengan gaya bahasa yang sopan dan meyakinkan, LoE bisa menjadi alat untuk membangun kepercayaan pihak penilai.
Secara strategis, LoE juga menunjukkan kesiapan komunikasi pemohon. Kemampuan menjelaskan kondisi diri dengan baik mencerminkan kedewasaan dan kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini sangat diapresiasi oleh institusi atau lembaga penerima LoE karena menunjukkan bahwa pelamar peka terhadap prosedur.
Fungsi lain yang tidak kalah penting adalah sebagai penghubung logika antara dokumen. Terkadang, dokumen-dokumen formal tidak saling menjelaskan secara utuh, sehingga LoE hadir sebagai narasi yang menyatukan semua data dan membantu pembaca melihat gambaran besar secara jelas dan runtut.
Baca Juga : LoE (Letter of Enrollment) Visa Student: Panduan Lengkap dan Strategi Mendapatkannya
Struktur dan Ciri-Ciri Umum Letter of Explanation yang Baik
Sebuah LoE yang baik memiliki struktur yang rapi dan isi yang padat, namun tidak bertele-tele. LoE harus dapat menyampaikan pesan dengan singkat, jelas, dan tepat sasaran. Umumnya, struktur dasar dari LoE terdiri dari tiga bagian: pembukaan, isi utama, dan penutup. Namun dalam praktiknya, bagian isi bisa dikembangkan sesuai kompleksitas penjelasan yang dibutuhkan.
Bagian pembukaan berisi pengantar singkat yang menyebutkan identitas diri, tujuan penulisan surat, dan alasan spesifik mengapa LoE ini dibuat. Penulis bisa memulai dengan pernyataan sopan dan langsung kepada intinya, misalnya: “Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai…”.
Bagian isi utama adalah bagian paling penting dari LoE. Di sinilah penulis menyampaikan situasi, kendala, atau latar belakang secara runtut dan faktual. Penulis perlu menjelaskan konteks, menyertakan kronologi jika perlu, dan menuliskan argumen yang mendukung bahwa kondisi tersebut terjadi karena alasan yang bisa dipahami. Fakta yang kuat dan gaya bahasa yang jujur sangat dibutuhkan dalam bagian ini.
Kemudian bagian penutup merupakan tempat untuk menunjukkan rasa tanggung jawab dan harapan terhadap hasil penilaian. Ucapan terima kasih, permintaan pengertian, dan kesiapan untuk memberikan dokumen tambahan bisa menjadi bagian dari paragraf penutup yang baik.
Ciri-ciri LoE yang baik antara lain: singkat namun jelas, jujur dan tidak dibuat-buat, menggunakan bahasa sopan dan formal, serta menjawab langsung isu atau pertanyaan yang dimaksud. LoE tidak boleh berisi pembelaan berlebihan, dan juga tidak boleh menggunakan gaya bahasa santai atau terlalu emosional.
Yang terpenting, LoE harus disesuaikan dengan konteks penggunaannya. LoE untuk keperluan visa tentu berbeda gaya dan isi dibanding LoE untuk menjelaskan IPK rendah saat mengajukan beasiswa. Fleksibilitas dan penyesuaian inilah yang membuat LoE menjadi bagian penting dari komunikasi profesional.
Langkah-Langkah Menulis Letter of Explanation
Menulis LoE memerlukan persiapan dan penyusunan logika yang runtut. Berikut langkah-langkah yang bisa diikuti agar LoE tersusun dengan baik dan efektif:
a. Identifikasi Tujuan LoE
Tentukan terlebih dahulu mengapa Anda perlu menulis LoE. Apakah untuk menjelaskan jeda pendidikan? Keuangan? Data tidak lengkap? Mengetahui tujuan akan membantu menyusun narasi dengan fokus.
b. Kumpulkan Fakta Pendukung
Sebelum menulis, kumpulkan data, tanggal, dan informasi yang relevan sebagai bukti atau penjelasan. Semakin detail dan akurat, semakin kuat surat yang Anda buat.
c. Buat Kerangka Surat
Susun kerangka sederhana: pembukaan, penjelasan inti, dan penutup. Buat poin-poin utama yang akan dijelaskan agar tulisan tidak melebar ke mana-mana.
d. Tulis dengan Bahasa Formal dan Sopan
Gunakan bahasa Inggris (jika permintaan LoE dalam bahasa internasional), dengan struktur kalimat formal. Hindari slang atau ekspresi tidak resmi.
e. Revisi dan Koreksi
Setelah selesai menulis, baca kembali dan koreksi kesalahan ejaan, tata bahasa, dan logika kalimat. Mintalah orang lain untuk membacanya sebagai second opinion.
Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Menulis LoE
Banyak pelamar gagal membuat LoE yang meyakinkan karena beberapa kesalahan umum. Berikut hal-hal yang perlu dihindari saat menulis LoE:
a. Terlalu Panjang dan Tidak Fokus
LoE bukan esai panjang. Hindari penjelasan berputar-putar atau berisi cerita pribadi yang tidak relevan. Batasi panjang surat maksimal 1 halaman A4.
b. Bersikap Emosional atau Membela Diri
Meskipun Anda merasa dirugikan, jangan gunakan LoE untuk melampiaskan kemarahan atau menyalahkan pihak lain. Tetap objektif dan profesional.
c. Informasi Tidak Konsisten
Pastikan informasi yang ditulis sesuai dengan dokumen pendukung. Ketidaksesuaian data bisa menimbulkan keraguan.
d. Menggunakan Bahasa Tidak Formal
Hindari kata-kata informal, singkatan, atau kalimat bercanda. LoE harus bernuansa serius dan menghormati institusi yang dituju.
e. Tidak Menjawab Inti Masalah
Banyak orang menulis LoE panjang tapi tidak menjawab masalah utama yang ditanyakan. Fokuslah pada pertanyaan atau alasan yang diminta penjelasan.
Tips dan Contoh untuk Membuat LoE yang Meyakinkan
Menulis LoE yang baik membutuhkan latihan dan contoh nyata agar dapat dipahami dengan mudah. Berikut beberapa tips tambahan agar LoE Anda lebih meyakinkan:
Pertama, gunakan struktur yang runtut dan paragraf pendek. Ini memudahkan pembaca mengikuti alur pikiran Anda. Awali dengan menyebutkan informasi pribadi secara singkat dan alasan Anda menulis.
Kedua, gunakan kalimat aktif dan positif. Hindari kata-kata negatif seperti “sayangnya”, “saya tidak mampu”, atau “saya gagal”, dan gantilah dengan pendekatan optimis seperti “saya menghadapi tantangan namun mampu mengatasinya dengan…”.
Ketiga, hindari menyertakan terlalu banyak alasan dalam satu surat. Fokus pada satu atau dua hal utama yang benar-benar penting, agar penjelasan Anda tidak membingungkan.
Berikut contoh pembukaan LoE yang efektif:
To Whom It May Concern,
My name is Aditya Rahman, and I am writing this letter to provide clarification regarding the 8-month study gap on my academic transcript. The gap occurred between January and August 2022 due to a serious illness in my family that required my full-time support and presence.
Penutup yang baik bisa seperti ini:
I sincerely hope that this letter clarifies the matter and provides sufficient context to understand my situation. I am willing to provide any further documentation if needed. Thank you for your understanding and consideration.
Baca Juga : LoE Visa Australia: Panduan Lengkap untuk Mahasiswa Internasional
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) merupakan alat komunikasi penting dalam berbagai proses administrasi, mulai dari aplikasi visa, beasiswa, hingga klarifikasi akademik atau keuangan. LoE berfungsi sebagai surat yang menjelaskan kondisi tertentu yang tidak dapat dijelaskan hanya dengan dokumen formal.
LoE yang baik memiliki struktur rapi, isi yang jelas, dan menggunakan bahasa profesional. Proses penulisannya harus melalui tahapan yang terstruktur mulai dari identifikasi tujuan, pengumpulan data, penyusunan logika, hingga revisi akhir. Penting untuk menghindari kesalahan umum seperti bertele-tele, emosional, atau tidak fokus.
Dengan memperhatikan tips dan langkah-langkah yang telah dibahas, siapa pun dapat membuat LoE yang efektif, meyakinkan, dan mampu memperkuat dokumen utama dalam proses aplikasi. Kejujuran, kejelasan, dan kesopanan adalah kunci utama dalam menulis surat penjelasan yang baik.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
