Letter of Explanation atau LoE adalah surat yang secara eksplisit menjelaskan situasi atau informasi tertentu yang terdapat dalam dokumen utama aplikasi, baik untuk visa, beasiswa, maupun program pendidikan. Dokumen ini bersifat informal namun memiliki bobot yang sangat penting karena membantu memperjelas aspek-aspek aplikasi yang tidak tersampaikan dengan baik dalam dokumen utama. LoE berfungsi sebagai sarana komunikasi langsung antara pelamar dan pihak pemberi keputusan.
Fungsi utama dari LoE adalah untuk mengklarifikasi atau membela keadaan tertentu. Contohnya, jika seseorang memiliki masa studi yang lebih lama dari rata-rata, jeda studi, riwayat keuangan yang tidak konsisten, atau hasil akademik yang rendah, LoE digunakan untuk menjelaskan latar belakang dari kondisi tersebut. Ini membantu reviewer memahami alasan yang mungkin tidak terlihat dari sekadar dokumen resmi.
Selain itu, LoE juga bisa digunakan untuk menunjukkan keseriusan dan komitmen pelamar. Dalam konteks aplikasi visa pelajar, misalnya, penjelasan yang rasional dan jujur dalam LoE dapat memperlihatkan bahwa pemohon memiliki tujuan yang jelas dan tidak berniat menyalahgunakan izin tinggal di negara tujuan.
Fungsi penting lainnya adalah mengorganisir dokumen yang dilampirkan. Dalam aplikasi yang melibatkan banyak dokumen pendukung seperti transkrip, sertifikat, dan surat rekomendasi, LoE berfungsi sebagai peta atau penjelasan yang menuntun pembaca untuk memahami keterkaitan antar dokumen tersebut.
LoE juga sering digunakan sebagai pengganti cover letter dalam aplikasi ke universitas atau lembaga non-profit. Dalam hal ini, LoE berisi pengantar singkat, tujuan aplikasi, serta penjelasan terhadap motivasi dan latar belakang akademik maupun profesional pelamar.
Dengan demikian, Letter of Explanation bukan sekadar formalitas, melainkan dokumen strategis yang dapat memberikan nilai tambah signifikan terhadap kualitas dan keberterimaan sebuah aplikasi.
Baca Juga : LoE Sponsorship Letter: Strategi Efektif dalam Mendapatkan Dukungan Beasiswa dan Dana
Struktur dan Konten yang Harus Ada dalam LoE
Dalam menyusun LoE yang efektif, ada beberapa elemen penting yang harus disusun secara sistematis. Meskipun tidak ada format baku yang kaku, struktur yang terorganisir akan membantu reviewer memahami maksud penulis dengan lebih mudah dan cepat.
Paragraf pertama LoE biasanya digunakan sebagai pengantar. Di bagian ini, pelamar memperkenalkan diri secara singkat dan menjelaskan alasan utama mengapa surat ini dibuat. Misalnya, menyatakan bahwa LoE ini disertakan sebagai penjelasan terhadap jeda studi selama dua tahun atau hasil akademik yang tidak konsisten.
Paragraf-paragraf berikutnya berisi penjelasan kontekstual atas masalah atau kondisi khusus. Ini adalah inti dari LoE. Misalnya, jika pelamar menjelaskan penurunan nilai akademik, maka perlu disampaikan alasan yang jujur dan logis, seperti masalah kesehatan, beban kerja ganda, atau tanggung jawab keluarga. Penjelasan ini harus didukung dengan bukti (jika ada) dan disampaikan secara objektif.
Selanjutnya, pelamar perlu menunjukkan refleksi dan perubahan positif. Ini merupakan bagian penting agar LoE tidak hanya berisi pembelaan, tetapi juga menggambarkan bahwa pelamar telah belajar dari pengalaman tersebut dan mengambil langkah untuk memperbaiki diri. Misalnya, setelah jeda studi, pelamar mengikuti kursus tambahan atau proyek sukarela sebagai bentuk kesiapan untuk kembali ke dunia akademik.
Di bagian akhir, LoE harus mencantumkan pernyataan penutup yang positif dan meyakinkan, menyatakan kembali komitmen terhadap tujuan aplikasi, serta rasa terima kasih kepada reviewer. Sebaiknya, surat ini ditutup dengan kalimat hormat dan tanda tangan.
Konten LoE harus singkat namun padat, biasanya antara 500–1000 kata, bergantung pada kompleksitas kasus yang dijelaskan. Gunakan bahasa yang formal, jujur, dan tidak defensif. Hindari memberikan informasi yang tidak relevan, karena hal ini dapat mengaburkan maksud utama surat.
Strategi Menulis LoE yang Efektif
Menulis LoE yang kuat membutuhkan strategi yang tepat. Beberapa hal penting perlu diperhatikan agar isi surat bisa meyakinkan pihak penerima tanpa terkesan membela diri secara berlebihan.
Pertama, pelamar harus mengidentifikasi dengan jelas isu utama yang perlu dijelaskan. Jangan menulis terlalu umum atau melenceng dari fokus. Contohnya, jika aplikasi beasiswa mempersoalkan masa studi yang terpotong, maka fokus LoE adalah menjelaskan alasan di balik kondisi tersebut, bukan membahas seluruh riwayat hidup.
Kedua, gunakan pendekatan naratif yang logis. Bangun cerita yang runtut, mulai dari latar belakang, masalah yang dihadapi, langkah penyelesaian, hingga dampak dan pembelajaran. Ini akan membantu pembaca memahami kondisi pelamar dengan empati.
Ketiga, hindari bahasa emosional yang berlebihan. Tetap jujur, namun profesional. LoE yang terlalu emosional justru dapat memberi kesan kurang objektif.
Berikut beberapa poin penting strategi penyusunan LoE:
a. Fokus pada satu atau dua masalah utama.
b. Tunjukkan tanggung jawab atas keadaan yang dijelaskan, bukan menyalahkan pihak lain.
c. Sertakan bukti pendukung jika memungkinkan (misalnya surat medis, sertifikat kursus tambahan, dll).
d. Gunakan bahasa formal, tetapi tetap personal dan komunikatif.
e. Periksa kembali tata bahasa dan ejaan secara menyeluruh.
Dengan strategi yang tepat, LoE akan menjadi alat komunikasi yang meyakinkan dan menunjukkan kualitas pribadi serta profesional pelamar.
Jenis dan Fungsi Surat Tambahan dalam Aplikasi
Selain LoE, dalam proses aplikasi, pelamar sering diminta atau secara sukarela menyertakan surat tambahan untuk memperkuat berkas utama. Jenis surat tambahan ini bervariasi tergantung konteks aplikasi. Berikut ini beberapa jenis surat tambahan beserta fungsinya:
a. Surat Rekomendasi
Biasanya berasal dari atasan, dosen pembimbing, atau pihak yang mengenal kompetensi pelamar secara profesional atau akademik. Surat ini menjadi bukti bahwa pelamar layak mendapatkan posisi atau kesempatan yang dilamar.
b. Surat Keterangan Kerja atau Magang
Menunjukkan pengalaman kerja atau pelatihan yang relevan dengan program yang dituju. Surat ini membuktikan keterlibatan pelamar dalam bidang tertentu.
c. Surat Keterangan Keuangan
Dalam konteks aplikasi visa pelajar, surat ini digunakan untuk menunjukkan bahwa pelamar atau sponsornya mampu menanggung biaya studi.
d. Surat Medis
Digunakan dalam situasi di mana pelamar mengalami kondisi kesehatan tertentu yang memengaruhi riwayat akademik atau keputusannya. Surat ini memberikan legalitas atas penjelasan dalam LoE.
e. Surat Pernyataan Komitmen
Berisi janji atau ikrar dari pelamar, misalnya janji untuk kembali ke negara asal setelah studi selesai. Surat ini berfungsi untuk memperkuat argumen dalam LoE.
Surat-surat tambahan ini bersifat melengkapi dan memperkuat narasi yang dibangun dalam dokumen utama maupun LoE. Meskipun tidak selalu wajib, keberadaan surat tambahan bisa memberikan dampak besar terhadap hasil akhir aplikasi.
Tantangan dalam Menulis LoE dan Surat Tambahan
Menulis LoE maupun surat tambahan bukan hal yang mudah. Salah satu tantangan utama adalah menyeimbangkan antara kejujuran dan strategi. Pelamar dituntut jujur mengenai kekurangan atau kendala yang dihadapi, namun harus tetap membingkainya secara positif dan produktif.
Tantangan berikutnya adalah ketidaktahuan mengenai format dan isi yang tepat. Banyak pelamar merasa bingung harus memulai dari mana, apa yang harus dijelaskan, dan bagaimana menyusunnya secara efisien. Hal ini bisa menyebabkan LoE menjadi terlalu panjang, tidak fokus, atau justru menimbulkan lebih banyak pertanyaan.
Di sisi lain, beberapa pelamar mengalami kesulitan bahasa, terutama jika LoE harus ditulis dalam bahasa Inggris. Struktur kalimat, pemilihan diksi, serta tata bahasa yang kurang tepat bisa mengurangi keefektifan pesan yang ingin disampaikan.
Untuk mengatasi tantangan ini, berikut beberapa saran yang dapat dilakukan:
- Cari referensi LoE atau template yang terpercaya, bukan sekadar menyalin namun memahami strukturnya.
- Konsultasikan dengan pihak berpengalaman seperti dosen pembimbing, alumni, atau profesional terkait.
- Gunakan layanan proofreading atau aplikasi pengecek grammar untuk memastikan kualitas tulisan.
- Latih kemampuan menulis reflektif, agar bisa menyampaikan kisah personal dengan cara yang tetap profesional.
Dengan upaya yang matang, tantangan-tantangan ini dapat diatasi dan berujung pada peningkatan kualitas aplikasi secara keseluruhan.
Baca Juga : LoE (Letter of Explanation): Penjelasan Akademik dan Perannya dalam Pendidikan Tinggi
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) dan surat tambahan merupakan bagian penting dari proses aplikasi yang kerap kali menjadi penentu diterima atau tidaknya suatu permohonan. LoE berfungsi sebagai ruang klarifikasi dan refleksi diri yang memungkinkan pelamar menjelaskan informasi yang tidak tersampaikan secara optimal dalam dokumen utama.
Penyusunan LoE harus memperhatikan struktur yang logis, isi yang jujur namun meyakinkan, serta strategi penyampaian yang tepat. Surat tambahan seperti surat rekomendasi, keterangan kerja, atau surat medis turut memperkuat keabsahan informasi yang disampaikan.
Tantangan dalam penulisan LoE dan surat tambahan memang ada, tetapi dengan persiapan yang baik dan strategi yang terarah, pelamar dapat menyusunnya dengan efektif. Dokumen-dokumen ini bukan sekadar formalitas, melainkan representasi dari integritas, motivasi, dan profesionalisme pelamar.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip dalam artikel ini, diharapkan siapa pun yang sedang menyiapkan aplikasi penting—baik visa, beasiswa, pendidikan, atau pekerjaan—dapat menyusun LoE dan surat tambahan yang kuat, meyakinkan, dan berpeluang besar untuk sukses.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
