Letter of Explanation (LoE), atau dalam bahasa Indonesia disebut surat penjelasan, merupakan dokumen tertulis yang dibuat untuk menjelaskan informasi atau situasi tertentu yang mungkin menimbulkan pertanyaan dari pihak penilai dokumen. LoE tidak memiliki format baku seperti dokumen resmi lainnya, namun ditulis secara formal, logis, dan jujur, dengan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.
Salah satu alasan paling umum penggunaan LoE adalah dalam proses pengajuan visa atau keimigrasian, khususnya pada negara-negara seperti Kanada, Australia, atau Selandia Baru. Dalam kasus ini, LoE digunakan untuk menjelaskan hal-hal seperti riwayat studi yang terputus, adanya perubahan jurusan, kekurangan dokumen, atau penjelasan niat pulang setelah studi. LoE berfungsi menjembatani kekosongan informasi atau memperkuat argumen pelamar terhadap permohonannya.
Selain itu, dalam pendaftaran beasiswa, LoE juga kerap digunakan untuk menjelaskan gap year, penurunan nilai akademik, atau alasan pemilihan jurusan tertentu. Dalam hal ini, LoE membantu reviewer memahami latar belakang dan motivasi pelamar lebih dalam.
Dalam dunia kerja, LoE bisa digunakan untuk menjelaskan perubahan karier, pengalaman kerja yang tidak tercantum dalam dokumen resmi, atau menjawab kekurangan dalam persyaratan lamaran. Dengan kata lain, LoE adalah media yang memberikan ruang bagi pelamar untuk berbicara langsung dan menjelaskan sisi subjektif dari data objektif.
Yang membedakan LoE dengan dokumen formal lainnya adalah sifatnya yang personal dan kontekstual. LoE bukan hanya tentang menyampaikan data, tetapi lebih ke menjelaskan alasan dan latar belakang dari suatu keputusan atau keadaan. Itulah mengapa gaya penulisan dan cara penyampaian sangat menentukan efektivitasnya.
Secara keseluruhan, LoE adalah instrumen komunikasi yang penting, terutama ketika pelamar menghadapi situasi tidak ideal atau memerlukan klarifikasi yang tidak bisa disampaikan melalui dokumen formal lainnya.
Baca Juga : LoE yang Baik: Panduan Menulis Letter of Explanation Secara Efektif
Struktur Umum dan Gaya Bahasa dalam Letter of Explanation
Meskipun tidak ada template resmi untuk LoE, terdapat struktur umum yang sebaiknya diikuti agar isi LoE tersampaikan secara logis dan profesional. Struktur ini terdiri atas pembukaan, tubuh surat (isi), dan penutup. Gaya bahasa yang digunakan pun harus formal namun tetap personal dan jujur.
Bagian pembukaan biasanya berisi identitas singkat penulis dan pernyataan tujuan LoE tersebut. Misalnya, “Nama saya Ahmad Fadhil, dan saya menulis surat ini untuk menjelaskan alasan perubahan jurusan saya dalam pengajuan visa studi ke Kanada.” Kalimat pembuka harus langsung, jelas, dan tidak berputar-putar.
Bagian isi adalah bagian terpenting, karena di sinilah penulis menjelaskan situasi atau alasan yang relevan. Penjelasan harus disusun secara kronologis jika menyangkut waktu atau runtut logika jika menjelaskan keputusan atau pandangan. Gunakan paragraf yang terstruktur dan hindari kalimat yang ambigu. Kejujuran sangat ditekankan, tetapi harus dikomunikasikan secara bijak dan tidak menyalahkan pihak lain.
Gaya bahasa yang digunakan dalam LoE hendaknya sopan, tidak emosional, dan meyakinkan. Hindari penggunaan kata-kata terlalu informal atau slang. Gunakan kalimat aktif dan hindari generalisasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Penekanan dapat dilakukan dengan kalimat afirmatif seperti “Saya yakin bahwa…” atau “Saya memahami bahwa keputusan saya menimbulkan pertanyaan, oleh karena itu…”.
Pada bagian penutup, penulis biasanya menyampaikan harapan terhadap keputusan positif yang akan diambil oleh pihak penilai, serta kesiapan untuk memberikan informasi tambahan bila diperlukan. Penutup yang baik harus tetap mencerminkan rasa hormat dan profesionalisme.
Contoh kalimat penutup: “Saya berharap penjelasan ini dapat membantu pihak visa officer dalam memahami situasi saya. Dengan segala kerendahan hati, saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan dan siap memberikan klarifikasi tambahan jika diperlukan.”
Dengan struktur dan gaya bahasa yang tepat, LoE dapat menjadi alat komunikasi yang sangat kuat dan mendukung diterimanya suatu aplikasi.
Situasi Umum yang Membutuhkan Letter of Explanation
Penggunaan Letter of Explanation dibutuhkan dalam berbagai konteks administrasi, terutama saat informasi yang diberikan dalam dokumen utama tidak mencukupi atau tidak ideal. Berikut beberapa situasi umum yang biasanya memerlukan LoE:
a. Pengajuan Visa dengan Perubahan Jurusan
Banyak pelamar visa studi yang pindah jurusan dari latar belakang akademiknya sebelumnya. LoE digunakan untuk menjelaskan alasan perubahan tersebut secara rasional dan logis.
b. Adanya Gap Year atau Ketidaksesuaian Riwayat Pendidikan
Bila terdapat tahun kosong tanpa aktivitas akademik atau pekerjaan, LoE digunakan untuk menjelaskan aktivitas yang dilakukan selama periode tersebut, misalnya mengurus keluarga, bekerja paruh waktu, atau mengambil kursus informal.
c. Kekurangan Dokumen Pendukung
Dalam beberapa kasus, dokumen seperti surat pengalaman kerja atau bukti keuangan tidak tersedia secara lengkap. LoE dapat digunakan untuk menjelaskan alasan dan menyatakan komitmen akan menyusulkan dokumen jika memungkinkan.
d. Catatan Keuangan yang Tidak Sesuai
Jika bukti keuangan terlihat kurang atau tidak stabil, LoE dapat digunakan untuk menjelaskan sumber dana tambahan atau dukungan dari sponsor yang tidak tercantum di dokumen resmi.
e. Perbedaan Data Antar Dokumen
Misalnya, nama yang berbeda antara paspor dan ijazah atau perbedaan tanggal. LoE bisa digunakan untuk menjelaskan bahwa itu adalah orang yang sama dan menyertakan dokumen pendukung seperti affidavit.

Strategi Efektif Menulis Letter of Explanation
Menulis LoE yang kuat dan meyakinkan memerlukan strategi yang terencana. Berikut beberapa tips penting dalam menulis LoE:
a. Fokus pada Tujuan Utama
Jangan melebar ke isu lain. Tetap fokus pada hal yang ingin dijelaskan. Jangan mencantumkan informasi yang tidak relevan.
b. Gunakan Bukti Pendukung
Jika memungkinkan, lampirkan dokumen pendukung seperti sertifikat, surat keterangan, atau bukti transaksi. LoE sebaiknya tidak berdiri sendiri.
c. Gunakan Format yang Rapi dan Profesional
Gunakan bahasa yang baku, paragraf yang konsisten, dan periksa tata bahasa serta ejaan. Format dokumen yang rapi menunjukkan keseriusan penulis.
d. Jujur tapi Tidak Merugikan Diri Sendiri
Kejujuran sangat penting, tetapi harus dikemas secara strategis. Jangan menyalahkan orang lain atau menunjukkan sikap emosional.
e. Mintalah Orang Lain untuk Membaca Ulang
Sebelum dikirimkan, mintalah pendapat dari orang lain yang berpengalaman. Masukan dari luar dapat membantu memperbaiki LoE sebelum diserahkan.
Tantangan dan Solusi dalam Menulis Letter of Explanation
Menulis Letter of Explanation bukan tanpa tantangan. Salah satu tantangan utama adalah kesulitan menyampaikan informasi yang sensitif tanpa memperburuk citra diri. Misalnya, menjelaskan nilai akademik yang buruk atau masa pengangguran bisa memunculkan asumsi negatif jika tidak disampaikan dengan hati-hati.
Tantangan lainnya adalah keterbatasan kemampuan menulis secara formal dalam bahasa asing, terutama jika LoE ditulis dalam bahasa Inggris. Banyak pelamar merasa sulit mengekspresikan diri dengan tepat tanpa membuat kesalahan tata bahasa.
Selain itu, ketakutan dianggap defensif atau terlalu membela diri juga menjadi hambatan. Beberapa orang akhirnya menulis LoE terlalu singkat atau terlalu umum karena tidak ingin terlihat ‘menjelaskan terlalu banyak’.
Solusinya adalah dengan melakukan beberapa hal berikut:
- Membuat kerangka terlebih dahulu sebelum menulis untuk memastikan isi tetap fokus.
- Menggunakan bantuan profesional seperti konsultan beasiswa, agen imigrasi, atau editor bahasa untuk memeriksa naskah.
- Berlatih menulis dalam bahasa yang digunakan secara rutin, agar lebih terbiasa menyusun kalimat formal yang efektif.
- Mengumpulkan contoh LoE yang baik sebagai referensi agar tidak terlalu banyak menebak-nebak format.
Yang terpenting, jangan menunda-nunda penulisan LoE. Semakin awal ditulis, semakin banyak waktu untuk merevisi dan memastikan isinya kuat dan tepat sasaran.
Baca Juga : LoE S2 Luar Negeri: Panduan Lengkap Mendapatkan Letter of Enrollment untuk Studi Pascasarjana
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) adalah dokumen penting dalam berbagai pengajuan administratif seperti visa, beasiswa, atau pekerjaan. Meskipun tidak selalu diminta secara langsung, LoE sering kali menjadi faktor kunci dalam memberikan penjelasan yang tidak bisa dicantumkan dalam dokumen formal lainnya.
Dengan struktur yang jelas, gaya bahasa profesional, serta penjelasan yang jujur dan rasional, LoE dapat meningkatkan peluang diterimanya suatu aplikasi. Situasi seperti perubahan jurusan, kekurangan dokumen, atau gap year dapat diklarifikasi secara efektif melalui surat ini.
Menulis LoE memang memerlukan ketelitian dan strategi, tetapi dengan pemahaman yang baik dan bantuan yang tepat, siapa pun dapat membuat LoE yang kuat dan meyakinkan. Sebagai alat komunikasi personal, LoE harus dipandang sebagai kesempatan, bukan beban, untuk menjelaskan cerita di balik dokumen formal.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.