Letter of Explanation atau LoE adalah dokumen esai yang digunakan oleh pelamar untuk menjelaskan niat dan latar belakang mereka dalam mengikuti suatu program tertentu, dalam hal ini program summer school. Berbeda dengan CV atau formulir pendaftaran yang sifatnya formal dan ringkas, LoE memberikan ruang bagi pelamar untuk menyampaikan aspek personal dan motivasi akademik yang tidak bisa ditampilkan dalam dokumen lain.
Fungsi utama LoE adalah memberikan konteks personal dan akademik kepada pihak seleksi. Melalui LoE, panitia dapat memahami alasan pelamar memilih program tersebut, bagaimana program itu sejalan dengan tujuan pendidikan atau karier mereka, dan kontribusi apa yang bisa diberikan oleh pelamar terhadap komunitas program tersebut.
Selain itu, LoE juga menunjukkan kemampuan komunikasi tertulis dan kedalaman berpikir pelamar. Gaya bahasa yang rapi, struktur yang jelas, serta isi yang berbobot menjadi indikator kualitas intelektual dan profesionalisme seseorang. Dalam beberapa kasus, LoE bahkan menjadi penentu utama dalam seleksi jika kandidat memiliki nilai akademik yang serupa.
Dalam konteks program summer school, LoE sangat penting karena program semacam ini biasanya bersifat kompetitif dan melibatkan pelamar dari berbagai negara. Panitia seleksi mencari peserta yang tidak hanya cerdas, tetapi juga memiliki motivasi kuat, terbuka terhadap budaya lain, dan siap berkontribusi secara aktif selama program berlangsung.
Secara keseluruhan, LoE bukan sekadar formalitas, melainkan jembatan komunikasi antara pelamar dan institusi penyelenggara. Oleh karena itu, menyusunnya dengan serius dan tepat sasaran menjadi langkah awal yang penting menuju keberhasilan mendapatkan kesempatan belajar di luar negeri.
Baca Juga : LoE Kesalahan Dokumen: Penjelasan, Penyebab, dan Strategi Penulisan yang Efektif
Struktur dan Elemen Penting dalam LoE
Sebuah LoE yang efektif dan meyakinkan harus disusun secara sistematis dengan mengikuti struktur yang logis. Meskipun tidak ada format baku yang berlaku secara universal, umumnya LoE terdiri dari tiga bagian utama: pembukaan, isi utama, dan penutup.
Pada paragraf pembuka, pelamar sebaiknya langsung menyebutkan tujuan penulisan surat, yaitu untuk menjelaskan alasan mengikuti program summer school yang dimaksud. Kalimat pembuka yang kuat dan personal dapat menarik perhatian pembaca sejak awal. Sebaiknya langsung menyebutkan nama program, institusi penyelenggara, dan waktu pelaksanaan program.
Bagian tubuh surat atau isi utama biasanya terdiri dari beberapa paragraf. Di sinilah pelamar menjelaskan latar belakang akademik, minat pada bidang studi tertentu, pengalaman sebelumnya yang relevan, dan alasan memilih program tersebut. Penjelasan harus konkret, menyertakan contoh, dan menyampaikan keterkaitan antara program dan tujuan jangka panjang pelamar.
Selanjutnya, pelamar bisa membahas tentang kontribusi yang dapat diberikan selama program dan manfaat yang diharapkan diperoleh setelah program berakhir. Hal ini akan menunjukkan bahwa pelamar tidak hanya pasif menerima ilmu, tetapi juga berniat aktif terlibat dan memberi dampak positif pada lingkungan belajar.
Pada paragraf penutup, pelamar harus menegaskan kembali minat mereka dan harapan untuk bisa diterima dalam program. Ucapan terima kasih dan kesediaan untuk memberikan informasi tambahan juga bisa disertakan sebagai bentuk sopan santun dan profesionalisme.
Elemen penting lainnya dalam LoE adalah penggunaan bahasa yang formal namun personal, bebas dari kesalahan tata bahasa, serta disusun dengan paragraf-paragraf yang ringkas dan fokus. LoE idealnya tidak terlalu panjang, sekitar 500–700 kata, kecuali ada instruksi khusus dari pihak penyelenggara.
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menulis LoE
Menulis LoE membutuhkan ketelitian dan strategi agar surat tersebut tidak hanya informatif tetapi juga memikat. Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
a. Relevansi dengan Program
Pastikan isi LoE sesuai dengan fokus program summer school. Jika program tentang perubahan iklim, maka ceritakan ketertarikan atau pengalaman terkait isu lingkungan, bukan hal lain yang kurang relevan.
b. Keaslian dan Kejujuran
Hindari menyalin dari internet atau menggunakan template tanpa modifikasi. Gunakan kisah pribadi yang otentik agar terasa lebih menyentuh dan meyakinkan.
c. Fokus pada Masa Depan
Meski latar belakang penting, arahkan surat untuk menunjukkan bagaimana program summer school akan mendukung rencana pendidikan atau karier masa depan Anda.
d. Keseimbangan Antara Akademik dan Personal
Ceritakan pencapaian akademik Anda, tapi jangan lupa memasukkan sisi kepribadian, seperti nilai-nilai hidup, keingintahuan, atau semangat kolaborasi.
e. Format dan Gaya Penulisan
Gunakan bahasa formal akademik, hindari bahasa slang atau informal. Periksa ejaan, tata bahasa, dan konsistensi format seperti font dan spasi agar terlihat profesional.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Menulis LoE
Meskipun terdengar sederhana, banyak pelamar yang gagal dalam proses seleksi karena LoE mereka tidak disusun dengan baik. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus dihindari:
a. Terlalu Umum dan Klise
Menggunakan pernyataan seperti “saya ingin belajar untuk masa depan yang lebih baik” tanpa penjelasan konkret akan membuat LoE terasa hambar dan tidak membedakan Anda dari pelamar lain.
b. Tidak Menyesuaikan dengan Program
Banyak pelamar menggunakan satu surat untuk semua aplikasi. Ini bisa berbahaya jika isi LoE tidak sesuai dengan tema atau bidang program yang dilamar.
c. Menulis Terlalu Panjang atau Pendek
LoE yang terlalu panjang akan membosankan, sementara yang terlalu singkat tidak cukup menjelaskan motivasi Anda. Idealnya, 1 halaman A4 atau 500–700 kata.
d. Kesalahan Tata Bahasa
Kesalahan grammar, ejaan, atau struktur kalimat dapat menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail dan bisa mengurangi kesan profesional.
e. Tidak Memberikan Alasan yang Kuat
Jika surat Anda hanya berisi informasi CV yang diulang, maka fungsi LoE sebagai penjelasan personal menjadi hilang. Harus ada alasan kuat dan jelas mengapa Anda layak mengikuti program tersebut.
Tips Sukses Menulis LoE untuk Program Summer School
Menyusun LoE yang kuat membutuhkan waktu dan usaha. Untuk membantu Anda dalam proses penulisan, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
Pertama, mulailah dengan riset yang mendalam tentang program. Pahami tujuan, kurikulum, nilai-nilai lembaga penyelenggara, serta kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini akan membantu Anda menyesuaikan isi LoE dengan harapan panitia seleksi.
Kedua, buatlah outline terlebih dahulu. Susun poin-poin penting yang ingin Anda sampaikan di setiap paragraf. Dengan perencanaan ini, isi LoE akan lebih terstruktur dan tidak melebar ke mana-mana.
Ketiga, gunakan pengalaman pribadi yang bermakna. Cobalah menjawab pertanyaan seperti: “Apa pengalaman paling berkesan dalam studi saya sejauh ini?”, “Kapan saya merasa bahwa saya ingin mendalami bidang ini lebih jauh?”, atau “Apa tantangan akademik yang pernah saya hadapi?”. Jawaban-jawaban ini bisa menjadi narasi utama dalam surat Anda.
Keempat, mintalah orang lain untuk membaca dan memberikan masukan. Kadang, kita tidak menyadari kelemahan tulisan sendiri. Dosen, teman, atau mentor bisa membantu mengoreksi kesalahan dan memberikan perspektif baru.
Kelima, revisi dan edit beberapa kali. LoE yang baik bukan yang ditulis sekali duduk, melainkan yang melalui proses revisi untuk menyempurnakan isi, struktur, dan tata bahasanya.
Baca Juga : Letter of Expression (LoE) untuk Magang: Strategi Efektif Meningkatkan Peluang Diterima
Kesimpulan
Letter of Explanation (LoE) adalah elemen penting dalam proses pendaftaran program summer school yang berperan sebagai jembatan komunikasi antara pelamar dan panitia seleksi. Dengan LoE, pelamar dapat menunjukkan motivasi, latar belakang, dan potensi kontribusi mereka secara lebih personal dan mendalam.
Menulis LoE yang baik membutuhkan pemahaman struktur, kejelasan isi, serta kemampuan menyampaikan pengalaman pribadi yang relevan. Selain itu, memperhatikan kesalahan umum dan menerapkan tips penulisan dapat membantu pelamar menyusun LoE yang kuat dan berkesan.
Pada akhirnya, LoE bukan hanya tentang mendapatkan tempat di program summer school, tetapi juga menjadi refleksi dari siapa diri Anda dan bagaimana Anda memandang pendidikan sebagai alat untuk pertumbuhan pribadi dan kontribusi bagi masyarakat global. Dengan niat yang tulus dan penulisan yang cermat, LoE dapat membuka jalan menuju pengalaman belajar internasional yang bermakna.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
