Letter of Explanation (LoE) adalah dokumen tertulis yang biasanya menyertai berkas aplikasi ke universitas luar negeri, terutama dalam kasus di mana pelamar perlu menjelaskan situasi tertentu yang tidak bisa diwakili oleh dokumen resmi lainnya. LoE berbeda dengan motivation letter karena fokusnya bukan semata pada ambisi akademik, tetapi lebih kepada penjelasan rasional dan logis mengenai kondisi atau keputusan akademik sebelumnya.
Fungsi utama dari LoE adalah memberikan konteks. Misalnya, jika seorang pelamar memiliki nilai akademik yang tidak konsisten, jeda studi, atau perpindahan jurusan, maka LoE dapat digunakan untuk menjelaskan alasan di balik hal tersebut secara jujur dan profesional. Dengan adanya LoE, pihak universitas tidak serta-merta menilai dari data kaku seperti transkrip atau ijazah, tetapi juga mempertimbangkan narasi dan latar belakang pribadi pelamar.
LoE juga berfungsi sebagai alat klarifikasi administratif. Beberapa negara seperti Kanada atau Australia mewajibkan LoE tidak hanya untuk universitas tetapi juga untuk aplikasi visa studi. Dalam konteks ini, LoE berperan menjelaskan niat belajar, rencana masa depan, dan hubungan antara studi yang akan diambil dengan karier di masa depan.
Selain itu, LoE mencerminkan kemampuan pelamar dalam menulis dan berpikir kritis. Universitas sangat menghargai pelamar yang mampu menyampaikan narasi pribadi secara sistematis, sopan, dan rasional. Gaya bahasa, struktur, serta alasan yang disampaikan menjadi indikator kemampuan komunikasi dan keseriusan pelamar.
Keseluruhan fungsi LoE merangkum satu hal penting: menjembatani antara fakta dalam dokumen akademik dan cerita pribadi yang mendasari keputusan serta capaian seseorang. Oleh karena itu, LoE yang baik dapat menjadi pembeda utama antara aplikasi yang diterima dan ditolak, terutama dalam situasi kompetitif.
Baca Juga : Letter of Expression (LoE) untuk Magang: Strategi Efektif Meningkatkan Peluang Diterima
Struktur dan Elemen Penting dalam LoE
LoE bukanlah esai bebas, melainkan memiliki struktur yang ideal untuk memudahkan pembaca memahami isi dan maksud surat. Struktur yang rapi juga menandakan bahwa penulis menghargai waktu dan perhatian dari pihak universitas. Berikut adalah elemen penting dalam sebuah LoE:
Pertama, pembukaan (opening paragraph). Bagian ini menjelaskan siapa penulis surat, tujuan penulisan, serta konteks singkat yang akan dijelaskan. Misalnya, menyebutkan bahwa surat ini dibuat untuk menjelaskan alasan gap year atau nilai rendah di semester tertentu. Kalimat pembuka harus jelas, lugas, dan tidak bertele-tele.
Kedua, penjelasan utama (body paragraphs). Inilah bagian inti dari LoE yang menjelaskan satu atau beberapa hal secara detail. Setiap paragraf sebaiknya fokus pada satu alasan atau satu topik utama. Penjelasan yang diberikan harus berdasarkan fakta, bukan asumsi, dan disampaikan dengan nada yang positif dan bertanggung jawab. Jika ada masalah pribadi atau kesehatan, sampaikan dengan cara profesional tanpa terkesan menyalahkan pihak lain.
Ketiga, penyambungan dengan rencana studi atau masa depan. LoE yang baik tidak berhenti pada penjelasan masalah, tetapi juga menghubungkannya dengan pembelajaran yang diperoleh dan bagaimana hal tersebut membentuk rencana masa depan pelamar. Ini memberikan kesan bahwa pelamar adalah pribadi yang reflektif dan berorientasi ke depan.
Keempat, penutupan (closing paragraph). Di bagian ini, pelamar menegaskan kembali niatnya untuk belajar di universitas tujuan serta harapan agar aplikasi dapat dipertimbangkan secara menyeluruh. Akhiri dengan pernyataan terima kasih dan salam hormat.
Terakhir, tanda tangan dan identitas pelamar (terutama jika diminta secara formal). Meski banyak LoE yang dikirim dalam bentuk PDF atau unggahan online, mencantumkan nama lengkap, tanggal, dan tanda tangan menambah kesan profesional dan resmi dari dokumen tersebut.
Alasan Universitas Meminta Letter of Explanation
Banyak pelamar bertanya-tanya, “Mengapa universitas membutuhkan LoE padahal sudah ada dokumen resmi lainnya?” Berikut penjelasan lengkapnya:
Universitas tidak hanya menilai dari prestasi akademik, tetapi juga ingin memahami cerita di balik angka. LoE menjadi jendela untuk melihat aspek kemanusiaan pelamar yang tidak tampak dalam transkrip nilai.
Berikut ini beberapa alasan umum universitas meminta LoE:
a. Menjelaskan Nilai Akademik yang Kurang Konsisten
Jika ada semester dengan penurunan IPK yang drastis, universitas ingin tahu penyebabnya, apakah karena kondisi kesehatan, ekonomi, atau masalah keluarga.
b. Menjelaskan Jeda Studi (Gap Year)
LoE dibutuhkan untuk menjelaskan alasan tidak melanjutkan pendidikan dalam rentang waktu tertentu dan bagaimana waktu tersebut digunakan secara produktif.
c. Perubahan Jurusan atau Bidang Studi
Jika pelamar berpindah dari bidang yang sangat berbeda (misalnya dari Teknik ke Psikologi), LoE menjadi alat untuk menjelaskan logika di balik transisi tersebut.
d. Penyesuaian Karier dan Tujuan Studi
Universitas ingin memahami bagaimana rencana studi pelamar sesuai dengan tujuan karier yang diinginkan.
e. Klarifikasi Data Administratif
Beberapa LoE hanya digunakan untuk menjelaskan dokumen yang kurang atau format yang berbeda dari standar universitas.
Tips Menulis LoE yang Kuat dan Meyakinkan
Menulis LoE yang baik memerlukan ketelitian dan kejujuran. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:
a. Tulis dengan Jujur dan Profesional
Jangan mencoba menutupi atau memanipulasi informasi. Bersikap terbuka akan menunjukkan kejujuran dan tanggung jawab.
b. Hindari Nada Emosional Berlebihan
LoE bukan tempat untuk curhat. Gunakan bahasa yang tenang, objektif, dan sopan meski Anda sedang membicarakan masa sulit.
c. Fokus pada Solusi dan Refleksi
Alih-alih hanya menjelaskan masalah, tunjukkan apa yang Anda pelajari dari pengalaman tersebut dan bagaimana Anda berkembang sebagai pribadi.
d. Perhatikan Struktur dan Tata Bahasa
Gunakan paragraf yang jelas, kalimat efektif, serta periksa kembali grammar dan ejaan. Mintalah orang lain (guru, dosen, teman) untuk membacakan ulang.
e. Sesuaikan dengan Tujuan Program
Jelaskan bagaimana situasi yang Anda alami justru memperkuat niat Anda untuk mengejar bidang studi tertentu di universitas tujuan.
Tantangan dan Solusi dalam Penulisan LoE
Meski tampak sederhana, penulisan LoE sering menimbulkan kebingungan. Berikut beberapa tantangan umum dan solusinya:
Salah satu tantangan terbesar adalah rasa takut dinilai negatif. Banyak pelamar khawatir bahwa menjelaskan nilai rendah atau masalah pribadi akan membuat universitas menolak mereka. Padahal, selama alasan disampaikan dengan jujur dan disertai refleksi, banyak pihak universitas justru menghargai kejujuran tersebut.
Tantangan lainnya adalah menentukan seberapa banyak informasi yang perlu ditulis. Terlalu sedikit akan membuat surat terlihat tidak serius, terlalu panjang akan membuat pembaca kehilangan fokus. Solusinya adalah tetap ringkas dan padat: satu halaman biasanya cukup.
Berikut solusi untuk tantangan umum lainnya:
- Tantangan: Tidak tahu bagaimana memulai.
Solusi: Gunakan template atau contoh LoE sebagai referensi awal, lalu sesuaikan dengan cerita pribadi Anda. - Tantangan: Sulit menulis dalam bahasa Inggris.
Solusi: Tulis dulu dalam bahasa Indonesia, kemudian terjemahkan dengan bantuan teman atau profesional. - Tantangan: Tidak yakin apakah alasan pribadi layak disampaikan.
Solusi: Konsultasikan dengan pembimbing akademik atau alumni yang sudah pernah membuat LoE.
Baca Juga : LoE sebagai Syarat Visa: Pemahaman dan Strategi Penyusunan
Penutup: Menyusun LoE Sebagai Cerminan Diri
LoE adalah kesempatan untuk menunjukkan sisi manusiawi dan rasionalitas Anda dalam mengambil keputusan akademik. Melalui LoE, Anda tidak hanya menjelaskan sesuatu yang tampaknya negatif, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda adalah seseorang yang mampu menghadapi tantangan dan belajar dari pengalaman.
Menulis LoE seharusnya tidak dianggap sebagai beban, melainkan sebagai alat komunikasi yang strategis. Gunakan kesempatan ini untuk menunjukkan motivasi, tanggung jawab, dan ketekunan Anda kepada pihak universitas. LoE yang ditulis dengan baik dapat memperkuat aplikasi Anda bahkan ketika aspek lain dalam berkas tidak sempurna.
Terakhir, ingat bahwa setiap mahasiswa memiliki latar belakang dan tantangan masing-masing. Apa pun situasinya, dengan penulisan yang jujur, reflektif, dan profesional, LoE bisa menjadi alat yang sangat kuat untuk menyampaikan kisah Anda yang sebenarnya.
Dan jika kamu membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas makalah maupun konsultasi lebih lanjut tentang jasa kerjain tugas kuliah lainnya, maka kerjain.org siap membantu. Hubungi Admin Kerjain.org dan ketahui lebih banyak layanan yang kami tawarkan.
